Solution

Corriger les DSN rejetées ou manquantes d'une ambassade étrangère en France

Une DSN rejetée se voit ; une DSN acceptée mais fausse ne se voit pas. Les deux se corrigent, à condition de reprendre le dossier avec méthode plutôt que mois par mois dans l'urgence.

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Trois situations, trois méthodes

Une ambassade étrangère en France qui découvre des anomalies dans ses DSN se trouve en général dans l'une de trois situations : des déclarations rejetées, des déclarations acceptées mais incomplètes ou fausses, ou des mois jamais déclarés. La première se règle vite, la deuxième demande un diagnostic, la troisième relève d'une régularisation. Les confondre fait perdre du temps et peut aggraver la situation.

La DSN, déclaration sociale nominative, est le vecteur par lequel les employeurs du régime général transmettent chaque mois les rémunérations, les cotisations et les événements de leurs salariés. Aucune page officielle ne traite à part le cas des ambassades ; une mission dont les salariés sont affiliés au régime général déclare comme les autres employeurs. C'est de la DSN que dépendent l'attestation destinée à France Travail, les indemnités journalières et le relevé de carrière de chaque salarié (voir DSN et déclarations sociales).

Pourquoi les DSN d'une mission déraillent plus souvent

Les causes se ressemblent d'une mission à l'autre. Les accès à net-entreprises étaient au nom d'un agent comptable parti. Le logiciel a été paramétré comme pour une entreprise française : code de convention collective de branche saisi par habitude, cotisations de retraite complémentaire déclarées alors que la mission n'a jamais adhéré, contributions dont l'application à un État n'est pas tranchée. En l'absence de convention de branche, la pratique déclare le code « sans convention collective ». À l'inverse, des éléments dus manquent : contributions d'assurance chômage, obligatoires depuis le 1er avril 2020, signalements de fin de contrat ou d'arrêt de travail, salariés locaux déclarés à tort comme exemptés.

Le détail

Lire les comptes rendus de la DSN

L'accusé de réception du dépôt

Il indique si le fichier a été accepté ou rejeté au dépôt. Un rejet à ce stade vient en général d'un problème de structure ou d'identification : identifiant de l'établissement, habilitation du déclarant, format du fichier. Tant que le dépôt n'est pas accepté, rien n'est transmis aux organismes et le mois n'est pas déclaré. C'est la première chose que nous vérifions après chaque envoi.

Le bilan de traitement

Une fois le dépôt accepté, le bilan de traitement liste les anomalies détectées. Les anomalies bloquantes empêchent la prise en compte de tout ou partie de la déclaration, qui doit être déposée à nouveau. Les anomalies non bloquantes laissent passer la déclaration, mais signalent une donnée incohérente qui reviendra plus tard sous forme de question ou de redressement. Nous traitons les deux, les secondes avant qu'elles ne s'accumulent.

Les comptes rendus des organismes

Les organismes destinataires renvoient ensuite leurs propres retours : écarts entre cotisations déclarées et paiements pour l'URSSAF, identification des salariés pour l'assurance retraite et, si la mission prélève l'impôt à la source, taux transmis par l'administration fiscale. Un salarié mal identifié, par exemple avec un numéro de sécurité sociale provisoire, perd des droits sans que personne ne s'en aperçoive si ces retours ne sont pas lus.

Les relances et les courriers

Un mois non déclaré ou des cotisations impayées finissent par produire des relances, puis une mise en demeure. Le courrier arrive souvent à la chancellerie sans destinataire désigné et reste sans réponse. Nous demandons à la mission de nous transmettre tout courrier d'un organisme dès réception : la plupart des situations se règlent par un échange écrit, à condition de répondre dans le délai indiqué.

Déroulement

Notre méthode de reprise

Inventaire des déclarations

Nous listons, mois par mois, ce qui a été déposé, accepté, rejeté ou jamais envoyé, à partir des accès net-entreprises de la mission et des comptes rendus conservés. Si les accès sont perdus, nous aidons la mission à les rétablir au nom d'un nouveau déclarant.

Rapprochement avec la paie réelle

Nous comparons les DSN aux bulletins et aux virements réellement effectués. Chaque écart est qualifié : erreur de paramétrage, statut de salarié mal renseigné, événement non signalé, mois manquant. Le résultat prend la forme d'un tableau par salarié et par mois, que la mission peut transmettre à sa capitale.

Corrections dans l'ordre

Les rejets se corrigent par un nouveau dépôt ; les erreurs des mois passés se régularisent dans les déclarations suivantes, selon les règles de la norme DSN. Les mois jamais déclarés relèvent d'une régularisation avec l'URSSAF, que nous préparons et chiffrons.

Contrôle et prévention

Une fois le dossier assaini, nous lisons chaque mois les comptes rendus avant la paie suivante. La mission reçoit un point mensuel court, en français et en anglais, sur l'état de ses déclarations. Les accès à net-entreprises sont ouverts au nom d'au moins deux personnes de la mission, pour qu'un départ ne bloque plus rien.

Le cas difficile : des mois, voire des années, jamais déclarés

Quand une mission n'a jamais déposé de DSN pour une partie de son personnel, il ne s'agit plus de corriger des déclarations mais de remettre en ordre une situation. La tentation est de tout déposer d'un coup, rétroactivement, pour effacer le passé. C'est rarement la bonne méthode : un dépôt massif sans préparation déclenche des cotisations, des majorations et des pénalités que la mission n'a pas anticipées, et ne règle pas le sort des périodes les plus anciennes.

Distinguer ce qui se déclare et ce qui se régularise

Nous commençons par séparer les périodes. Les mois récents se déclarent et se paient, selon les modalités convenues avec l'URSSAF. Les périodes anciennes, dont les cotisations sont prescrites, ne se rattrapent au régime de base que par la procédure de régularisation des cotisations arriérées (article R. 351-11 du code de la sécurité sociale) : elle est demandée en principe par l'employeur et exige des preuves, bulletins de paie ou attestations ayant date certaine. La retraite complémentaire, elle, ne se rattrape pas pour les périodes antérieures à l'adhésion de la mission. Voir défaut d'affiliation découvert à la retraite.

Ne pas aggraver le risque

Une régularisation mal conduite peut aggraver la situation : salariés qui apprennent le problème par un courrier d'organisme avant que la mission ne leur en ait parlé, cotisations déclarées sur des bases fausses parce que les salaires anciens n'ont pas été reconstitués. Nous reconstituons d'abord les rémunérations, mois par mois, à partir des relevés bancaires, des contrats et des états internes. Nous chiffrons ensuite le montant dû et présentons à la mission, puis à la capitale si nécessaire, une note bilingue qui expose le coût et le calendrier. Les salariés sont informés par la mission, avec des documents que nous préparons.

Le cas inverse existe aussi : des DSN déposées pendant des années pour des personnes réellement exemptées, qui ont cotisé à tort. La correction suit alors une autre logique, et la position de l'organisme se demande par écrit avant de toucher au passé. Pour ces situations, voir salariés jamais déclarés et régularisation des cotisations.

Questions fréquentes

Questions sur la correction des DSN

Une DSN rejetée signifie-t-elle que le mois n'est pas déclaré ?

Si le rejet intervient au dépôt, oui : tant qu'une déclaration acceptée n'a pas été déposée, les organismes n'ont rien reçu pour ce mois. Si la déclaration a été acceptée avec des anomalies bloquantes, une partie des données n'a pas été prise en compte. Dans les deux cas, il faut corriger et déposer à nouveau sans tarder, puis vérifier que les comptes rendus des organismes confirment la prise en compte. Un rejet non traité devient vite un défaut de déclaration.

Peut-on corriger une DSN déjà acceptée ?

Oui. Avant l'échéance du mois, une déclaration peut être remplacée par une déclaration qui l'annule. Après l'échéance, les erreurs se corrigent dans les DSN suivantes, par des régularisations rattachées à la période concernée. La méthode dépend de la nature de l'erreur : une rémunération, un taux, un statut de salarié ou un événement oublié ne se traitent pas de la même manière. Nous choisissons la voie la moins risquée et documentons chaque correction pour pouvoir l'expliquer en cas de contrôle.

Nos DSN déclarent l'AGIRC-ARRCO, mais la mission a-t-elle adhéré ?

C'est la première chose à vérifier : une adhésion a peut-être été faite par un prédécesseur sans être classée, et l'institution de retraite complémentaire peut confirmer si la mission est adhérente et depuis quand. Si elle ne l'est pas, les cotisations déclarées n'ont pas de support et les bulletins ont annoncé aux salariés des droits qu'ils n'ont pas. La mission doit alors décider d'adhérer ou non, sachant que l'adhésion ne rétroagit pas, puis mettre ses déclarations en cohérence avec ce choix (retraite complémentaire).

La DSN d'une ambassade doit-elle inclure l'impôt à la source ?

Les sources que nous avons consultées ne tranchent pas : aucune ne dit si une mission est collecteur de l'impôt à la source ou si ses salariés relèvent des acomptes prélevés directement par l'administration. Le mode de prélèvement se confirme auprès du service des impôts compétent, et nous le faisons à l'ouverture du dossier ou lors de la reprise. Les agents exemptés au titre des conventions de Vienne ne sont pas imposables en France sur leur rémunération officielle ; un salarié local français ou résident permanent, lui, l'est.

Pour aller plus loin

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