Prestation

Immatriculer une ambassade étrangère comme employeur et ouvrir ses affiliations

Avant le premier bulletin, une mission qui emploie du personnel local soumis au régime français doit exister comme employeur aux yeux des organismes. Certaines affiliations sont obligatoires, d'autres facultatives mais lourdes de conséquences, et quelques questions restent ouvertes.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

depuis le 1er avril 2020 : affiliation obligatoire des salariés d'ambassade à l'assurance chômage 7,87 % : taux AGIRC-ARRCO appelé sur la tranche 1, dû après adhésion de la mission 1,50 % de la tranche A : prévoyance des cadres de droit commun, non tranchée pour un État employeur

Comment une ambassade devient-elle employeur en France ?

Une ambassade ou un consulat étranger devient employeur, pour les organismes sociaux français, en ouvrant un compte auprès de l'URSSAF compétente, sous un numéro SIRET qui l'identifie au répertoire Sirene. Les missions déjà inscrites y figurent sous la catégorie juridique 3210 et le code NAF 99.00Z, dont la note explicative de l'INSEE vise expressément « les activités des ambassades et consulats étrangers en France ». Sans ce compte, pas de DSN, pas de cotisations, et pas de droits pour les salariés. Le compte employeur est la première pièce de tout le reste.

La démarche paraît simple. Elle ne l'est pas tout à fait, parce que les guichets ont été conçus pour des entreprises. Le service « firmes étrangères » de l'URSSAF vise les entreprises établies à l'étranger sans établissement en France : il ne mentionne ni ambassades ni États étrangers, et une mission qui dispose de locaux en France n'entre pas naturellement dans ce cas. La voie par laquelle une mission obtient son SIRET n'est décrite par aucune page officielle que nous ayons pu lire. Nous identifions donc l'URSSAF compétente avec l'organisme au moment de l'immatriculation, par écrit, et la réponse rejoint le dossier. Le guide immatriculer une mission comme employeur reprend ces étapes.

Qui est concerné

La question se pose à la mission qui s'installe, à celle qui embauche son premier salarié local sous droit français et, plus souvent qu'on ne le croit, à la mission ancienne qui découvre qu'elle n'a jamais été immatriculée : ses salariés ont été payés en net pendant des années. Les instituts culturels, offices du tourisme ou bureaux commerciaux dépourvus de statut diplomatique sont classés selon leur activité réelle, et leur forme juridique change la démarche. Voir ouverture d'une mission en France et première embauche sous droit français.

Le détail

Ce qu'il faut ouvrir, et ce qui reste à décider

Le compte employeur

Le compte employeur rattache la mission à l'URSSAF qui recouvrera les cotisations de sécurité sociale et les contributions d'assurance chômage. Il se demande avant le premier salaire, avec les pièces qui établissent l'existence de la mission et la qualité de la personne qui la représente. Nous préparons le dossier, rédigeons le courrier qui explique la situation d'un État employeur et suivons la demande jusqu'à l'attribution des identifiants.

L'assurance chômage

L'affiliation à l'assurance chômage est obligatoire depuis le 1er avril 2020 pour les salariés d'ambassades et de consulats soumis au régime français de sécurité sociale (décret n° 2019-797 du 26 juillet 2019). La mission n'a rien à choisir : la contribution patronale, au taux de droit commun de 4,00 %, se verse à l'URSSAF avec les autres cotisations. Les organisations internationales établies en France gardent, elles, une adhésion facultative, prévue par l'annexe 9 de la réglementation d'assurance chômage.

La retraite complémentaire

L'AGIRC-ARRCO est facultative pour une mission, qui se trouve hors du champ territorial du régime. L'adhésion, si elle est demandée, vaut pour la totalité des personnels affiliés au régime général : la mission ne peut pas y inscrire le comptable et laisser de côté la cuisinière. Elle n'a aucun effet rétroactif. Chaque mois sans adhésion est un mois sans points pour les salariés, et il le reste.

Prévoyance et santé

La complémentaire santé obligatoire et la prévoyance des cadres reposent sur des textes dont l'application à un État étranger n'est tranchée par aucune source que nous connaissions. Notre conseil ne change pas pour autant : un salarié local sans couverture santé ni prévoyance laisse sa famille démunie en cas d'arrêt long ou de décès, et la mission face à une réclamation. Une couverture réelle se met en place sans attendre la réponse de principe.

Médecine du travail

L'adhésion d'une mission à un service de prévention et de santé au travail n'est traitée par aucun texte que nous ayons lu. La question se pose pourtant, en particulier pour les postes exposés : chauffeur, agent d'entretien, agent de sécurité. Nous l'examinons avec la mission, poste par poste, et l'aidons à obtenir une position écrite avant de décider. Une question laissée ouverte doit au moins être posée et datée.

Déroulement

L'immatriculation, étape par étape

Le recensement

Nous listons les personnes que la mission emploie ou va employer, avec leur nationalité, leur résidence et leurs fonctions. Seules celles qui relèvent du régime français justifient le compte employeur ; les agents envoyés et exemptés restent hors du dossier. Ce tri évite d'immatriculer sans objet, ou de déclarer quelqu'un qui ne devait pas l'être. Le même tableau sert ensuite de base à toute la paie.

Le dossier et l'URSSAF compétente

Nous réunissons les pièces, rédigeons la demande et prenons contact avec l'organisme pour confirmer qui instruit le dossier. La réponse est obtenue par écrit. Tant qu'un point reste ouvert, nous le signalons à la mission plutôt que de le supposer réglé, et nous relançons jusqu'à obtenir les identifiants du compte. Chaque échange est daté et classé.

Les affiliations

Une fois le compte ouvert, la contribution chômage suit les cotisations. L'adhésion AGIRC-ARRCO, elle, se décide : nous présentons à la mission et à la capitale son coût, ses effets pour les salariés et l'absence de rétroactivité, puis nous préparons la demande auprès de l'institution compétente si la mission le décide. La date d'effet retenue figure dans la note remise à la capitale.

Les questions ouvertes

Mode de prélèvement de l'impôt, taxes assises sur les salaires, santé, prévoyance, médecine du travail : chaque question non tranchée fait l'objet d'une demande écrite à l'organisme concerné. Les réponses sont classées dans l'espace client, avec leur date. Elles serviront lors d'un contrôle, ou au prochain changement d'administrateur. Une réponse orale ne suffit pas : personne ne la retrouve trois ans plus tard.

L'adhésion AGIRC-ARRCO, la décision qui engage le plus longtemps

De toutes les décisions prises à l'immatriculation, l'adhésion à la retraite complémentaire est celle dont les effets durent le plus, parce qu'elle ne se rattrape pas. L'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 prévoit, en son article 16, que les ambassades et consulats étrangers participent au régime « par adhésion à l'institution compétente », pour leurs personnels affiliés au régime général, en s'engageant à cotiser pour la totalité de ces personnels. Il précise qu'« aucune validation de services passés antérieurs à la date d'effet de l'affiliation n'est opérée ».

Ce que cela veut dire, concrètement

Prenons une secrétaire bilingue recrutée en 2009 par une mission qui n'a jamais adhéré. Si la mission l'a déclarée, elle cotise au régime de base depuis dix-sept ans. Elle n'a en revanche aucun point de retraite complémentaire pour cette période, et n'en aura jamais, même si la mission adhère demain. Pour un salarié du secteur privé, la complémentaire représente une part importante de la pension ; son absence se découvre souvent vers soixante ans, en lisant le relevé de carrière.

La mission qui hésite a donc intérêt à chiffrer les deux branches de l'alternative. D'un côté, le coût des cotisations : 7,87 % sur la tranche 1, taux appelé total, partagé entre la mission et le salarié. De l'autre, le risque, qui prend la forme d'une réclamation le jour du départ à la retraite. L'immunité de juridiction ne couvre pas, en règle générale, le litige d'un salarié dont les fonctions ne relèvent pas de la souveraineté de l'État (Cour de cassation, chambre mixte, 20 juin 2003), et la Cour européenne des droits de l'homme a condamné la France en 2011 pour avoir fermé le prétoire au comptable d'une ambassade (Sabeh El Leil c. France).

Ce que nous préparons

Nous remettons à la mission une note, en français et en anglais, qui expose le texte, le coût annuel par salarié et pour l'ensemble du personnel, la date d'effet possible et les conséquences d'un refus. La décision revient à la mission et à sa capitale. Si elle adhère, nous préparons la demande, vérifions l'affiliation dans les premières DSN et contrôlons que les comptes rendus de l'institution la confirment. Le guide adhérer à l'AGIRC-ARRCO décrit la démarche ; la page retraite complémentaire AGIRC-ARRCO en donne le cadre juridique.

Si la mission choisit de ne pas adhérer, nous lui conseillons de consigner ce choix par écrit et d'en informer ses salariés, qui pourront organiser leur propre épargne en connaissance de cause.

Questions fréquentes

Questions sur l'immatriculation d'une mission

Quelle URSSAF est compétente pour une ambassade ?

Aucune source officielle que nous ayons pu lire ne désigne une URSSAF propre aux missions diplomatiques. Le service des firmes étrangères vise les entreprises sans établissement en France, ce qui ne décrit ni une ambassade installée à Paris ni un consulat installé à Lyon. Nous identifions l'URSSAF compétente avec l'organisme au moment de l'immatriculation et conservons sa confirmation écrite. Tant que cette confirmation n'est pas obtenue, nous ne présentons rien comme acquis à la mission, et nous la tenons informée de chaque étape.

Un consulat a-t-il besoin de son propre SIRET ?

Dans le répertoire Sirene, de nombreux consulats généraux figurent sous un numéro distinct de celui de l'ambassade de leur pays, avec la même catégorie 3210 et le même code 99.00Z : on en trouve à Lyon, Marseille, Bordeaux ou Saint-Étienne. Aucun texte lu ne l'impose ; l'organisation dépend de la façon dont l'État gère ses postes et leurs paies. Nous regardons avec la mission si un compte par poste ou un compte unique correspond mieux à la réalité de ses paiements.

L'adhésion à l'AGIRC-ARRCO peut-elle ne viser qu'une partie du personnel ?

Non. L'article 16 de l'accord du 17 novembre 2017 impose à la mission qui adhère de cotiser pour la totalité de ses personnels affiliés au régime général de la sécurité sociale. Elle ne peut pas réserver l'adhésion aux cadres ou aux salariés les plus anciens. Les personnes qui ne relèvent pas du régime général, agents exemptés au titre de Vienne ou salariés ayant opté pour le régime de leur État, restent hors du périmètre. Le coût se calcule donc sur l'ensemble de la masse salariale concernée.

Que se passe-t-il si la mission n'a jamais été immatriculée ?

Ses salariés locaux soumis au régime français n'ont pas été déclarés : pas de cotisations, pas de trimestres au régime de base, pas d'assurance chômage depuis 2020. La situation se régularise, dans un ordre précis : immatriculer, déclarer correctement à partir d'une date, chiffrer le passé, puis décider avec la capitale de ce qui se régularise. Pour la retraite de base, une procédure de régularisation des cotisations arriérées prescrites existe ; pour la complémentaire, rien ne se rattrape. Voir salariés jamais déclarés.

Pour aller plus loin

Premier contact

Ouvrir le compte employeur de votre mission

Dites-nous combien de salariés locaux la mission emploie ou prévoit d'employer, et sous quel statut. Nous vous indiquons les démarches à engager et l'ordre dans lequel les mener.